見込み人数は、幅と理由を添えて伝えます

「40名です」と一つの数字だけを伝えるより、「招待は40名、現在の参加回答は28名、最終的には30〜35名ほどの見込み」と分けると、状況が伝わります。これは相談時の伝え方の一例です。

確定した方と返事待ちの方を混ぜず、何を根拠にした目安かを添えてください。社内の参加者も料理を召し上がる予定なら、その人数を含めているかどうかも知らせておくと、食い違いを防げます。

人数が決まる時期も、一緒に確認します

出欠の回答期限や社内での確認日が決まっていれば、お伝えください。まだ決まっていない場合は、人数の最終連絡をいつまでに行う必要があるか、先に確認しておきます。

会の開催日だけでなく、仕入れやスタッフ、食器などを手配する時期も関係します。「当日まで変えられる」と考えず、いつ、何を確定するかを、ご注文の前に共有しておくと進めやすくなります。

人数の変更は、料理の量だけでなく、飲み物、食器、サービススタッフ、会場の配置にも関わります。例えば、参加者が増える場合は、料理台の周りやグラスを受け取る場所にも余裕があるかを確かめます。

変更が分かった段階で、まずご連絡ください。変更の時期や内容によって、追加費用やキャンセル料がかかる場合があります。人数を減らせば総額も同じ割合で下がるとは限らないため、正式なお見積もりと変更条件を合わせてご確認ください。

HKGでは、人数や会場が決まる前からご相談いただけます。まずは会の目的と人数の見込みを伺い、何名を前提に料理やサービスを考えるかを整理します。

人数が変更になった場合は、料理、飲み物、スタッフ、機材への影響を確認してご案内します。確定の時期や変更条件も含め、ご担当の方と認識をそろえながら進めます。

分からない人数を無理に一つに決める必要はありません。今の見込みと、返事がそろう時期からお聞かせください。

表紙はAI生成のイメージです。実際の案件や会場を撮影したものではありません。