Comment consulter un traiteur lorsque le nombre de convives n’est pas encore fixé ?
Vous pouvez nous consulter avant de connaître le nombre définitif de convives. Indiquez-nous, dans la mesure du possible, trois éléments : votre estimation actuelle, l’amplitude des variations possibles et la date à laquelle vous pensez en savoir davantage.
Le nombre utilisé pour une première discussion peut être distinct de celui retenu pour la commande ferme. Il est toutefois important de vérifier, avant de commander, les délais et les conditions applicables aux modifications.
Donner une fourchette et expliquer sur quoi elle repose
Plutôt que d’annoncer simplement « 40 personnes », vous pouvez préciser : « Nous avons invité 40 personnes ; 28 ont déjà confirmé et nous prévoyons finalement entre 30 et 35 convives. » Il s’agit d’un exemple de formulation pour une première consultation.
Distinguez les personnes confirmées de celles dont vous attendez encore la réponse, et précisez sur quoi repose votre estimation. Si des membres de votre équipe doivent également manger, indiquez s’ils sont inclus dans ce nombre afin d’éviter les malentendus.
Préciser aussi quand le nombre sera connu
Si une date limite de réponse ou une échéance de validation interne est fixée, communiquez-la. Sinon, demandez d’abord à quelle date vous devrez transmettre le nombre définitif.
La date de l’événement n’est pas la seule à prendre en compte : les achats, le personnel et la vaisselle doivent aussi être organisés. Avant de commander, convenez de ce qui doit être confirmé et à quel moment, sans supposer que les effectifs pourront être modifiés jusqu’au jour même.
Une variation du nombre touche aussi d’autres préparatifs
Le nombre de convives influe sur les boissons, la vaisselle, le personnel de service et l’aménagement de la salle, autant que sur les quantités de nourriture. Si les invités sont plus nombreux, nous vérifions notamment l’espace autour du buffet et à l’endroit où ils prennent leur verre.
Contactez-nous dès qu’une modification se précise. Selon sa date et sa nature, des frais supplémentaires ou d’annulation peuvent s’appliquer. Une baisse du nombre de convives ne réduit pas nécessairement le total dans les mêmes proportions : examinez le devis définitif avec les conditions de modification.
Chez HKG, nous distinguons prévisions et confirmations
Vous pouvez nous consulter avant que le nombre de personnes ou le lieu soit fixé. Nous commençons par comprendre l’objectif de la réception et la fréquentation prévue, puis nous définissons sur quelle hypothèse préparer la cuisine et le service.
En cas de changement, nous vérifions ses conséquences sur les plats, les boissons, le personnel et le matériel, puis nous vous les expliquons. Nous avançons avec l’organisateur en clarifiant les hypothèses, les échéances et les conditions de modification.
Il n’est pas nécessaire de ramener artificiellement une situation incertaine à un chiffre unique. Commencez par votre estimation actuelle et la date prévue pour réunir les réponses.