Pour les organisateurs

Flow

De la demande au jour J

1. 01
   Demande Remplissez le formulaire, vérifiez les informations, puis cliquez sur « Envoyer la demande ». Un numéro de référence confirme sa réception. Nous répondons habituellement sous deux jours ouvrés.
2. 02
   Concept de menu et devis À partir de vos réponses, nous concevons un menu adapté à votre événement et vous le présentons avec le devis, sous forme de document consultable en ligne.
3. 03
   Visite du lieu Selon la configuration et les contraintes du lieu, le chef effectue une visite préalable.
4. 04
   Le jour même Nous assurons la livraison, l’installation, la cuisine, le service des plats et le nettoyage dans le cadre convenu au devis.

On the Day

Qui fait quoi le jour J

Vous préparez le lieu. Nous prévoyons le personnel de service, la vaisselle et les verres selon les options choisies et le devis convenu.

Terms

Conditions

Les conditions ci-dessous concernent les dîners privés et les réceptions d’entreprise. Pour les mariages, les frais de transport, le paiement et l’annulation sont précisés dans le devis et le contrat, en coordination avec le lieu ou l’organisateur.

Devis

Nous vous adressons votre devis sous forme de document consultable en ligne.

Paiement

En principe, le règlement s’effectue à l’avance par virement bancaire, au plus tard trois jours avant l’événement. Si vous souhaitez régler sur facture (arrêté en fin de mois, paiement à la fin du mois suivant), nous pouvons en discuter à partir de votre deuxième commande.

Nombre définitif de convives

Le nombre définitif de convives est arrêté à 12 h, trois jours avant l’événement ; merci de nous signaler toute hausse ou baisse d’ici là. En principe, le nombre peut être réduit jusqu’à 10 % du nombre commandé (arrondi à l’unité inférieure) ; au-delà, le nombre minimum facturable est en principe facturé. Par exemple, pour 35 convives commandés, vous pouvez en principe réduire de 3 personnes au plus (32 convives facturés au minimum). En cas de situation particulière, merci de nous consulter : nous vous indiquerons si nous pouvons y répondre et à quel coût, et les conditions convenues individuellement avec HKG s’appliquent le cas échéant.

Location de vaisselle et de verres

La vaisselle et les verres loués sont commandés selon le nombre de convives arrêté à 12 h, sept jours avant l’événement. Toute modification ultérieure entraîne des frais ; en cas de baisse, ce nombre reste facturé.

Conditions d’annulation

Les frais d’annulation sont calculés en pourcentage de la commande confirmée, selon la date d’annulation.

Date d’annulation	Entreprises	Particuliers
De la confirmation à J-8	30%	Gratuit
J-7 à J-4	50%	30%
J-3 à J-2	80%	50%
La veille	100%	75%
Le jour même	100%	100%

Assurance responsabilité civile

Nous sommes assurés.

Accord de confidentialité (NDA)

Nous le signons volontiers.

Licences et factures

Nous disposons des licences de restauration, de fabrication de plats cuisinés et de confiserie, et émettons des factures conformes au système de facturation japonais.

Contact le jour J

Une fois la commande confirmée, nous vous communiquons les coordonnées de votre interlocuteur pour la préparation et le jour de l’événement.

Traitement des informations

Nous ne publions pas votre demande ni les informations concernant vos invités sans autorisation. Pour en savoir plus, voir Confidentialité.

Area & Reply

Zone et délais de réponse

Zone d’intervention

Tokyo, Kanagawa, Saitama, Chiba et Yamanashi

Dans Tokyo (hors îles), le transport et la manutention sont facturés à un tarif forfaitaire. Hors de Tokyo, un supplément kilométrique s’ajoute selon la distance par la route depuis Kunitachi. Pour les autres régions, merci de nous consulter.

Le supplément kilométrique s’applique à la distance par la route (aller simple) depuis notre cuisine de Kunitachi au-delà de 30 km, à 300 ¥ HT par km (330 ¥ TTC). Il couvre les péages aller-retour, le carburant et le temps de trajet.

Les lieux à plus de 200 km par la route, ou nécessitant une nuit sur place, sont sur devis.

Délai de réponse

Nous répondons en principe sous deux jours ouvrés.

Dates et réservation

Les disponibilités ne sont pas affichées sur le site. Lors de votre demande, indiquez-nous trois dates par ordre de préférence. Le chef Koshimizu vérifie les dates et revient vers vous.

La commande est confirmée dès que HKG reçoit votre bon de confirmation de prestation signé. Merci de nous le retourner au plus tard 14 jours avant l’événement ; les dates sont réservées dans l’ordre d’arrivée des bons signés. Pour une demande après ce délai, merci de nous consulter (nous ne pourrons pas toujours l’accepter).

Voice

Ce qu’en disent les organisateurs

« Je n’aurais jamais imaginé que nos bureaux puissent prendre des airs d’hôtel. Les invités, le président et tout le conseil étaient ravis. Faire venir M. Koshimizu en valait la peine. »Corporate Catering — Services généraux, entreprise