ケータリングの問い合わせから見積もりまでは、どう進みますか
問い合わせの後は、希望日の対応や依頼内容を確かめ、必要な条件をそろえて見積もりへ進みます。最初の返事ですべてが決まらなくても、今分かること、確認が必要なこと、次の返事の見通しが分かると、社内の検討を進めやすくなります。
初めて会社のパーティーを任された方にとっては、何を選ぶかと同じくらい、これからどう話が進むのかも気になるところだと思います。料理やスタッフの人数を、ご自身ですべて決めてから問い合わせる必要はありません。
最初の返事では、相談をどう進められるかを見る
問い合わせの受付メールと、日程や内容についての返答は、分けて読んでみてください。受付のお知らせだけでは、ご希望の日に対応できるか、何をお願いできるかまでは分かりません。
依頼先からの返答で分かるとよいのは、希望日に対応できる見込みがあるか、いただいた内容でどこまで提案できるか、何をもう少し確かめる必要があるかです。すぐに結論が出ない項目も、何を確認しているのかが分かれば、待っている間も社内へ状況を伝えられます。
例えば、料理と飲み物の提供までお願いしたい場合、会場にグラスがあるかで手配が変わります。まだ分からなければ、グラスを借りる前提で目安を考えられるか、会場に確認してから見積もるかを相談できます。必要な備品や人数を判断するところも、依頼先に相談してよい部分です。
見積もりが必要な時期には、使う目的を添える
社内の会議に間に合わせたいときは、開催日とは別に、見積もりを使う日を伝えておくと話が進みやすくなります。
仮に、金曜日の会議で予算を相談するなら、「木曜日までに、料理と飲み物を含めた総額の目安を知りたいです。会場の設備は確認中です」という伝え方です。そうすれば、依頼先と、その日までにどのような内容を出せるかを相談できます。
会場の確認に時間が必要なら、条件を仮に置いた概算を先に出せることもあります。その場合は、何を前提にした金額か、どの条件が決まると金額が変わるかを添えてもらうと、上司にも説明しやすくなります。
返事を受け取ったら、次に動く人が分かるかを確かめる
「会場の設備を確認してからご案内します」という返答なら、誰が会場に確認し、その後いつ頃連絡をもらえるかまで分かると、次の予定を立てられます。確認に時間がかかる場合も、途中の見通しがあることは安心につながります。
担当の方が何度も催促をすることで進めるのではなく、依頼先からも次の流れを示してもらえるとよいと思います。返答に見通しが書かれていなければ、「社内ではこの日に検討予定です。次のご連絡はいつ頃になりそうでしょうか」と、必要な時期を添えて確認できます。
届いた見積もりは、総額と一緒に、何名分、どの時間帯、どこまでの手配を含むかを見ます。仮の条件が残っているなら、その箇所を分けておくと、検討用の目安と正式にお願いする内容を混同せずに進められます。
HKGでは、分かっていることから提案を考えます
HKGでは、できる限り早く、ご質問への答えと次の進め方をお伝えすることを大切にしています。いただいたお話から考えられることは先に考え、提案に必要な点を絞って確認します。
私が料理や提供方法を考えるときには、どなたをお迎えし、どんな時間にしたいのかを伺います。例えば、主催者の方がお客様との会話を大切にしたいなら、料理の内容に加え、飲み物の提供や食器を下げる仕事まで含めて、必要な手配を考えます。
ご希望と会場の条件を合わせ、お引き受けできる範囲と費用をご案内します。初めてでまだ決めきれていないことや、社内で検討する予定があれば、今の状況からお聞かせください。
