Quelles informations transmettre lors d’une première consultation traiteur ?
L’objectif de la réception, la date et le lieu, le nombre approximatif de convives, ce que vous souhaitez nous confier et une indication de budget : transmettre ce que vous savez sur ces cinq points facilite les premiers échanges.
Il n’est pas nécessaire de tout décider avant de nous contacter. Distinguez ce qui est fixé de ce qui reste ouvert : « Nous hésitons entre deux lieux » ou « Le budget doit encore être discuté en interne », par exemple.
Commencer par ces cinq points, dans la mesure du possible
| Information à transmettre | Ce que vous savez à ce stade |
|---|---|
| 1. La nature de la réception | Qui accueillez-vous et quel moment souhaitez-vous leur offrir ? Précisez l’objectif : échanges avec des clients, rencontre entre collègues, anniversaire ou autre occasion. |
| 2. La date et le lieu | Date, horaire et emplacement. Indiquez s’il s’agit encore de possibilités. |
| 3. Le nombre approximatif | Si l’effectif n’est pas confirmé, une fourchette telle que « 30 à 40 personnes environ » convient. |
| 4. Ce que vous souhaitez confier | Au-delà de la cuisine, quelle prise en charge souhaitez-vous pour les boissons et le service ? Si vous hésitez, dites simplement que vous aimeriez être conseillé sur ce point. |
| 5. Une indication de budget | S’il est fixé, précisez le montant total envisagé pour la réception ou la part disponible pour la cuisine. Sinon, indiquez que le budget reste à définir. |
Un premier échange peut commencer ainsi
Nous envisageons de recevoir une trentaine de clients dans le salon de notre entreprise, un soir de semaine le mois prochain. La date et le budget sont encore en cours de définition. Nous souhaitons consacrer du temps aux échanges avec nos invités et aimerions savoir quelle prise en charge prévoir pour la cuisine et les boissons.
Il s’agit d’un exemple de demande. Les détails peuvent se préciser à mesure que nous réunissons les informations nécessaires.
Chez HKG, nous clarifions vos souhaits avec vous
Des questions posées dans un ordre utile
Même si certains points restent inconnus, HKG vous accompagne à l’aide de formulaires et d’échanges organisés pour faciliter votre réflexion. Vous n’avez pas à trancher seul tous les détails : faites-nous aussi part de vos hésitations.
Nous écoutons l’objectif de la réception et vos souhaits, puis nous identifions ensemble les décisions nécessaires pour avancer.
Lorsque le projet se précise, un échange en ligne permet d’affiner les détails
Lorsque les contours de l’événement sont suffisamment définis, nous organisons un rendez-vous sur Google Meet ou un outil similaire pour recueillir vos souhaits plus précis. Nous abordons aussi les points difficiles à exprimer dans un formulaire, comme le déroulement du service et les tâches à confier à l’équipe.
Pour une première prestation, une visite du lieu lorsque cela est possible
Pour les clients qui font appel à nous pour la première fois, nous nous rendons sur place dans la mesure du possible. Nous vérifions les équipements, l’aménagement et les trajets entre la livraison et le service, puis nous précisons avec vous les derniers détails.
Les photos que vous pouvez partager sont utiles avant même un rendez-vous ou une visite. Vous pouvez également nous montrer un plan si vous en avez déjà un.
Chez Hiromi Koshimizu Gastronomie, le chef Koshimizu intervient de la consultation à la préparation culinaire et au service le jour même. Commencez par nous raconter la réception souhaitée, y compris ce qui n’est pas encore décidé.