Peut-on demander une estimation traiteur avant de fixer le budget ?
Votre responsable vous demande de commencer par obtenir un devis, mais le formulaire du traiteur comporte une case « budget ». Que faut-il indiquer lorsque vous ne pouvez pas encore donner de montant ?
Chez HKG, vous pouvez nous consulter avant que le budget soit fixé. Nous commençons par comprendre la réception souhaitée, puis nous précisons les éléments nécessaires pour en estimer le coût. Vous n’avez pas à déterminer seul un montant dès le départ.
Expliquer que l’estimation servira à définir le budget en interne
Lors d’une demande d’estimation, préciser son objectif facilite les échanges. Voici un exemple :
Nous prévoyons une rencontre entre collègues pour une trentaine de personnes, debout, dans notre salle de réunion. Le budget n’est pas encore fixé. J’aimerais connaître un ordre de grandeur du total afin d’en parler avec mon responsable.
Il s’agit d’un exemple de demande. Si le nombre ou le format restent ouverts, décrivez simplement l’état du projet : « Entre 20 et 30 personnes » ou « Nous hésitons encore à prévoir un repas assis ».
Les premiers repères utiles sont l’objectif, le nombre approximatif, la date et le lieu, ainsi que ce que vous souhaitez confier en plus de la cuisine. Même si certains éléments manquent, les échanges peuvent commencer avec ce qui est connu.
Imaginer le déroulement avant de se concentrer sur le prix des plats
À nombre de convives égal, les préparatifs diffèrent selon que votre équipe pourra s’occuper des plats et des boissons ou devra se consacrer à l’accueil.
Par exemple, préciser « Nous assurerons l’accueil et l’orientation des invités ; nous aimerions donc confier le service des boissons et le débarrassage » permet d’inclure ces missions dans l’estimation. Il n’est pas nécessaire de fixer d’abord un nombre de personnes de service.
Quel moment souhaitez-vous créer ? Que peut faire votre équipe ? En définissant les rôles avec le prestataire, le coût total devient plus lisible que si l’on regarde seulement le prix de la cuisine.
Présenter à votre responsable le montant et ce qu’il comprend
Une fois l’estimation reçue, accompagnez le total de ce qu’il permet de prévoir :
- Le nombre de convives et le type de réception retenus comme hypothèse.
- Ce qui est inclus : cuisine, boissons, vaisselle, personnel et autres préparatifs.
- Le total toutes taxes comprises et les éventuels coûts encore à confirmer.
Ces trois points facilitent la discussion : faut-il avancer avec ce contenu ou modifier les tâches confiées ? Si le lieu ou le nombre de personnes restent incertains, indiquez également que le montant pourra évoluer en conséquence.
Chez HKG, les préparatifs partent de l’objectif de la réception
Chez Hiromi Koshimizu Gastronomie, le chef Koshimizu vous interroge sur l’objectif et le déroulement de l’événement, puis réfléchit à la cuisine, au service et à l’équipe nécessaire.
Souhaitez-vous vous consacrer à des clients importants, ou offrir aux collègues un moment d’échange libre ? À effectif égal, les priorités modifient la façon de servir et les déplacements du personnel. Nous clarifions ces points et les responsabilités que nous pouvons prendre en charge, puis nous en présentons le coût.
Sur notre site, vous pouvez choisir le nombre de convives et vos préférences pour obtenir une estimation avant d’envoyer une demande. Vous pouvez nous contacter après avoir consulté ce montant, ou alors que vous hésitez encore sur les options à choisir.
Décrivez simplement votre situation, même si elle se résume à « Nous sommes encore en train de définir le budget en interne ». Le devis définitif est établi après vérification du lieu et du contenu de la prestation.